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物业公司前期介入工作指引

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物业公司前期介入工作指引
1 总则 本文件规定了公司对新项目物业管理前期介入的程序和内容,包括规划设计、营销策划、施工 建设、竣工验收等阶段的全面介入。 本文件适用于集团开发项目的前期服务工作。 2 定义 前期物业管理是指房屋集中交付使用之日起,至业主、业主大会选聘物业管理企业之前,由开 前期物业管理 发单位委托物业公司实施的物业管理。 前期介入是指项目立项后至房屋集中交付使用前,物业公司站在业主使用的角度,从管理需求 前期介入 和使用合理性、管理成本、可发展性(更新、改造、升级)等方面,向开发单位提出建设性意见, 以减少产品缺陷的过程。 房屋交付使用是指业主收到书面入住通知并办理完结相应手续;业主收到入住通知后在限定期 房屋交付使用 限内不办理相应手续的,视为房屋已交付使用。 项目开办费是指在项目集中入住前,物业公司为实现物业前期介入及新项目的正常物业管理而 项目开办费 产生的人员储备、办公设施购置、工具材料采购、员工生活设施完善等费用。 物业*皇侵冈诳⒐ぱ槭蘸罂⒌ノ唤镆档墓膊课弧 配套设施设备和场所*桓镆倒荆 物业* 物业公司对相关设施的质量、使用性、完好性、感观效果等进行验收的过程。 保洁开荒是指项目接管验收合格后,物业公司受开发单位委托对项目内各类房屋、共用部位、 保洁开荒 共用设备设施及场所进行全面清洁,以保证业主入住时的良好状态。 3 职责 物业公司成立前期工作领导小组,由分管领导负责,综合管理部作为协调部门,组织公司内部 技术力量,对各项目进行前期的介入工作,各专业技术委员会作为技术支持部门,财务部作为资源 支持部门。 4 工作要求

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房地产工作流程与物业管理前期介入对照表
土地招标/拍卖信息

投资机会分析

签订出让合同,办 理土地权证

招标/拍卖取得土地 使用权
填报住宅项目配套建

办理项目报建

申领项目建议书

设条件审核申请表

编制详规

向规划局申领建设项 目选址意见书

征询上水、 下水、 供电、 煤气、电话等配套条件 书面征询上水、下水、供电、 煤气、电话等配套条件

设计招标
对建筑方案作 内部评审(物 业公司规划阶 段介入)

方案设计

编报建设项目可行 性研究报告

征询环保、 消防、 卫生防 疫、交通、绿化、上水、 下水、 供电、 煤气、 电话、 环卫等部门意见

送审建筑方案,向 规划局报批建设用 地规划许可证

环境影响评价报告

组织动拆迁:1、冻结 户口、停发营业执照、

勘察招标与施工

初步设计

停办房屋交易 2、制定 拆迁计划和方案 3、签 定委托动迁协议 4、申 领拆迁许可证 5、发布 拆迁公告 6、实施

征询环保、 消防、 卫生防 疫、交通、绿化、人防、 抗震、 上水、 下水、 供电、 煤气、 电话、 环卫等部门 意见

初步设计评审会
物业公司设*锥翁岢 前期介入方案

施工/监 理招标

向住宅局申请开工 指标(缴配套费)

向计划部门申请投资 计划立项

消防、卫生防疫、环保、 绿化、交通、民防审核

施工图设计

审图公 司审核
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民防项目由民防 部门审核 2

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智能化安保系统设计

报批建设工程规 划许可证

签订公建配套协议、填报 工程竣工档案验收报送申 请表、办理人防费核定单

公安局技防办审核

质量安全报监

施工许可申办

办理使用粘土砖核定手续

测绘部门道路红线定界 物业公司 销售阶段 介入

施工单位放灰线

规划部门复验灰线

面积 预测

门 牌 编号

物业公司施工阶段介

结构施工



安装、装饰施工

结构验收

申请预售许可证
供电、上水、煤气等 配套专业设计

总体绿化施工

市政配套施工

环保验收

绿化、 卫生防疫、 环卫、 电梯、管线等部门验收

消防验收 物 业 公司 参 与部分验收

人防验收

规划验收

竣工档案验收

建筑面积测绘

办理竣工验收备案
物业公司接管

申领入户许可证

公共区域

办理初始登记

物业公司建立全 面档案

交房入户

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4.1 前期介入的一般程序 4.1.1 双方确定工作内容要求; 4.1.2 物业公司组成工作领导小组;

前期介入领导 小组

评估小组

介入小组

验收小组

介入小组由介入项目未来储备管理人员组成,以上所有相关费用由前期介入费项目开办费中开支。 4.1.3 4.1.4 制定工作计划; 计划实施,物业公司应重点关注安保系统、智能化系统、管理用房、车位配置、交通系统、

绿化配置、施工质量问题、机电设备、空调系统、工程设备的售后服务、物业管理方案和管理合同 的确认。 4.1.5 4.1.6 物业公司与地产公司双方的协调研讨应形成书面资料,以备复查。 对涉及物业公司利益的文件应由物业公司确认,如:物业服务收费标准、物业服务协议、

销售中涉及物业公司的承诺、设备设施合同中的售后服务等。 4.2 前期介入的内容 前期介入主要分三个阶段实现:规划设*锥巍⒂呋锥魏褪┕そㄉ杞锥危鲋饕锥 结束后配合房地产公司进行竣工验收。 4.2.1 规划设*锥伟ǎ

对总体设计、安保布局、消防布局、交通布局、生活配置、设备配套、新材料、新技术、管理 用房、生态环保、公共空间、景观配置、绿化配置、室内配置、房屋单体、智能化配置各种管路铺 设合理性、 消防系统、垃圾储存点等生活配套设施的分布、道路规划、网点房的分布等方面应注意 的内容。 4.2.2 营销策划阶段包括:

物业管理方案策划、物业管理模式研究、以及销售*橛ψ⒁獾哪谌荨 4.2.3 施工建设阶段包括:

电气设备、给排水工程、门窗工程、装饰工程、砌筑工程、楼面、屋面砼工程、回填土工程、
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地下室工程等方面应注意的问题。 5 5.1 规划设*锥谓槿 规划设计评估准备

5.1.1 规划设计评估需要获得的资料。 5.1.1.1 报批报建文件

《可行性研究报告》及批复、项目选址意见书、《勘测定界报告》、配套条件明细资料等。 5.1.1.2 企划文件

市场调研、产品定位、目标客户定位、目标客户资料。 5.1.1.3 设计文件

总说明、规划图、建筑(设计说明书、设计图纸(*面图、立面图、透视图)、结构设计说明书、 给水排水设计说明书、电气设计说明书、弱电设计说明书、采暖通风空调设计说明书、动力设计说 明书、交通分析、绿化分析、经济指标等。 5.1.2 房地产公司所属项目、设计、工程以及营销、物业等相关部门共同召开项目说明会,专题介 绍项目情况并解答疑问。 5.1.3 物业公司组织对项目用地状况、类似典型楼盘,周边配套状况,进行实地考察。 5.2 项目评估细则。

5.2.1 总体评估。 5.2.1.1 5.2.1.2 5.2.1.3 5.2.1.4 5.2.1.5 5.2.1.6 5.2.1.7 5.2.1.8 5.2.1.9 5.2.1.10 5.3 住宅区规划功能区分合理,居住私密性和社区交流协调。 住宅区道路交通规划合理,车流人流组织兼顾,停车位充足。 建筑与自然和谐,采光、通风充足,环境优美。 生活便利,基本生活配套齐全,出行便捷。 设备、设施保障充分,水、电、煤、电信、广播电视、电梯、污水处理等可靠完善。 注重环境生态,使用环保、节能等环保材料、设备设施。 安全防卫设计完备,运用先进技防手段,安全及消防配置充分。 智能化配置先进,网络资源充分,便于数字化小区建设。 便于物业组织管理,节约管理成本。 各项技术经济指标在同类住宅区中水*领先。

规划设计评估的程序
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5.3.1 房地产公司提前1个月向物业提出书面通知,物业参与某项具体项目规划设计的评估,并提 供评估报告。 5.3.2 物业公司接到书面通知后,于3日内回复,由综合管理部牵头组成评估小组,并向房地产公 司提交评估所需的开发资料目录。 5.3.3 房地产公司接到资料后3日内向物业提供具体资料,对不能提供的资料,书面通知物业,并 于一周内组织所属项目、设计、工程、营销等部门召开项目说明会,介绍项目情况并解答疑问。 5.3.4 物业公司接到开发资料后一周内, 组织评估小组研究, 完成项目及类似典型项目的实地考察。 5.3.5 评估小组根据开发资料中针对项目评估细则所列内容,及项目说明会、实地考察情况,于一 周内详细编写完成《项目规划设计前期介入评估报告》 ,并提交物业公司综合管理部。 5.3.6 物业公司综合管理部在评估小组提交报告3日内,组织公司内部人员对《项目规划设计前期 介入评估报告》进行内部评审。 5.3.7 评估小组根据物业公司评审会议的意见,于3日内完成对《项目规划设计前期介入评估报告》 的修改。 5.3.8 经修改的《项目规划设计前期介入评估报告》由物业公司相关部门组织相*郎笞槌稍被崆 后,提交物业公司分管领导审核签发。 5.3.9 物业公司分管领导签发后,评估报告提交房地产公司,评估小组此后将随时参加房地产公司 的图纸变更会议,并随时调整报告。 5.3.10 此阶段系统评估工作应以满足房地产公司要求为目的。 6 6.1 营销策划阶段介入 营销策划介入程序与内容

6.1.1 物业管理模式研究: 一般项目在编制销售包装设计和营销工作方案时需要物业管理概念及模 式研究作为项目策划的一部分,以满足销售包装设计内容的要求。 6.1.2 《物业管理方案》经营销中心确认后,据此在房屋销售前与房地产公司制订《前期物业服务 协议》《业主临时管理规约》《住户手册》 、 、 。 6.1.3 物业公司应主动了解房地产公司在销售时对外宣传和承诺的内容, 根据房地产公司需要提供 物业*樽柿弦约岸酝馔骋凰荡牵康夭径杂胛镆倒芾碛泄氐男统信的谌菪枰竦梦镆凳 面确认。房地产公司应适时安排物业公司相关人员参加相关培训,根据房地产公司委托要求,物业 公司可在销售现场协助地产公司进行销售推广,了解客户情况,进行客户调查,并现场解答有关物
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业管理承诺问题。 物业公司在与房地产公司签订相关服务协议的基础上,根据《新项目销售卖场物业宣传工作指引》 的要求,对销售现场进行全面的服务,加装相关物业公司宣传标识,以向未来潜在业主展示物业公 司的风采。 7 7.1 施工建设阶段介入 物业在施工建设阶段的介入主要侧重于项目土建工程的尾声,即在设备、门窗安装阶段,时

间上大致在竣工验收前5个月。 7.2 施工建设介入程序与内容

7.2.1 成立介入小组,一般1-3人,专业组人员专业搭配合理,具有水电气专业知识和良好的沟通 技巧,并经过相关工作的培训,作为未来项目管理储备人员。物业公司介入小组应主动与房地产公 司项目部、监理方指定的专人进行沟通。 7.2.2 介入小组按照施工安装进度进行现场跟进,发现问题及时通过与房地产公司、施工方等进行 沟通解决。要建立对日常各项工作的监督和记录制度,通常可通过建立一套《内部工作联络单》报 项目部、监理方,追踪其及时回复意见。 7.2.3 在施工现场发现的问题要以书面形式呈报给房地产公司相关部门,介入小组应做好发文登 记,留好文件回执,并跟进所呈报问题解决情况。 7.2.4 物业公司按时参加房地产公司组织的历次项目现场工作协调会,及时沟通相关问题和进度。 8 物业公司对竣工验收最终阶段介入

正式交付前,物业公司提前一个半月开始招聘人员,项目满员提前一个月介入,特殊情况以与地产 公司确定的时间为准,费用列入房地产公司前期介入费用。 集团项目物业公司对竣工验收最终阶段介入的工作程序执行集团《交付管理规定》 。 营销介入阶段的物业包装费用 9 营销介入阶段的物业包装费用 由营销中心列支;项目开办费、介入小组、正式交付前满员介入的所有费用房地产开发公司负责。 10 相关文件 《物业接管验收管理规程》

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11 相关记录 无 附加说明: 附加说明: 本文件主要起草人:蒋波涛。 本文件于 2007 年 10 月首次发布。 本文件由品质部负责解释。

附:物业接管验收管理规程
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一、接管验收的准备工作 a)新建物业竣工后、业主入住前,物业管理公司应及时组建物业接管验收小组,对所接管的物 业进行综合性的接管验收,以确保所接管物业基本合格,满足业主的质量要求。 b)成立物业接管小组: ★在接到总经理(前期介入小组)的接管验收指令后,公司各相关部门应立即按照总经理的要 求抽调业务骨干组成物业验收小组; ★接管验收小组应当由公司以下部门人员组成: ——管理文员负责接管物业的产权、工程、设备资料、业主资料的验收*还ぷ鳎 ——工程技术委员会抽调业务骨干具体负责房屋本体、公共设施和机电设备的验收*还ぷ鳌 c) 接管验收前的准备: 接管验收开始之前接管验收小组应做好以下准备工作: ★与房地产公司联系好交接事项、交接日期、进度、验收标准等; ★派出先头技术人员前往工地现场摸底,结合介入小组的工作部署,制定好接管验收计划; ★介入小组提前参与机电设备最终安装、调试工作,做到心里有数; ★准备好接管验收记录表格: ——《公共配套设施接管验收表》; ——《机电设备接管验收表》; ——《接管验收问题整改表》。 二、接管验收的工作程序: a)总经理下达接管验收指令 b)公司组建接管验收小组 c)作好接管验收准备 d)进行资料验收* e)验收是否合格 e1.否 要求正确、真实补齐资料 e2.是 进行硬件设施、设备验收 f)是否合格 f1.否 要求房地产公司限时整改 f2.是 记录归档 三、资料的接管验收。房地产公司委托物业管理时需向物业管理公司*幌喙刈柿稀
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a) 物业产权资料: ★ 项目开发批准报告; ★ 规划许可证 ★ 投资许可证 ★ 土地使用合同; ★ 建筑开工许可证 ★ 用地红线图 b) 综合竣工验收资料: ★ 竣工图(包括总*面布置图、建筑、结构、水暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图 及地下管线综合布置竣工图); ★ 建设工程竣工验收证书; ★ 公共配套设施综合验收合格书; ★ 供水合同; ★ 供电协议书、许可证; ★ 供气协议书、许可证; ★ 有线电视合格证; ★ 通信设施合格证; ★ 电梯准用证。 c) 施工设计资料: ★ 地质报告书; ★ 全套设计图纸; ★ 图纸会审通知单; ★ 设计变更通知单; ★ 工程预决算报告书; ★ 重要的施工会议纪要; ★ 隐蔽工程验收记录; ★ 沉降观测记录; ★ 其他可能会影响将来管理的原始记录。 d) 机电设备资料: ★ 机电设备出厂合格证;
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★ 供电设备使用说明书;(要求中文) ★ 机电设备安装、调试报告; ★ 设备保修卡、保修协议。 e) 业主资料: ★ 已购房的业主姓名、位置、面积、联系电话等; ★ 已购房业主的付款情况或付款方式。 四、物业硬件设施接管验收和竣工的区别 a)接管验收主要是观感验收和使用验收,它侧重观感是否合格、设施设备的使用是否符合业主 要求;而竣工验收则是全方位的内外质量验收。 b)接管验收是物业管理公司接管物业为防止出现物业质量有严重问题、将被业主广泛投诉而采 取的一种替业主提前服务式的验收,而非具有法律效力的政府评价行为。 五、接管验收标准和验收方法 a)验收标准为建设部《房屋接管验收标准》及业主生活的合理要求。 b)验收方法为观感验收法和使用验收法。 六、楼宇本体硬件设施的具体验收标准 a)主体结构: ★ 外墙不得渗水; ★ 屋面排水畅通、无积水、不渗漏;出口水、檐沟、落水管安装牢固、接口严密、不渗漏。 b)楼地面面层与基层粘结牢固,不空鼓。整体面层*整,无裂缝,无脱皮,起砂;块料面层表 面*正,接缝均匀顺直,无缺棱掉角,粘帖牢固,色泽均匀一致,无明显色差。 c)内墙面: ★抹灰面*整,面层涂料均匀,无漏刷。无面层剥落,无明显裂缝,无污渍; ★块料(如瓷砖)面层:粘贴牢固,无缺棱掉角;面层无裂纹损伤,色泽一致;对缝砂浆饱 满,线条顺直。 d)顶棚抹灰面*整,面层涂料均匀,无脱皮,无裂缝,无霉点,无水渍痕迹,无污渍。 e)卫生间、阳台地面应低于相邻地面 2 厘米左右,不应有积水,倒泛水和渗漏。 f)木地板*整牢固,接缝连接牢固,色泽均匀、油漆完好光亮。 g)门、窗: ★门开启自如,无晃动和裂缝,零配件齐全,位置准确,无翘曲变形。 ★门锁、窗销连接牢固,开启灵活;
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★玻璃安装牢固,胶封密实,无明显刮花痕迹,无损伤; ★油漆均匀,色泽光亮新鲜、完整; ★电子防盗门通话清晰、完好、无锈迹。 ★不锈钢防盗门光洁,线条顺直,对缝严密、牢固。 ★高档装饰阂装饰完整。 h)楼梯、扶手: ★钢木楼梯安装牢固,无锈蚀、弯曲,油漆完好,色泽均匀,表面*滑; ★砼楼梯无裂缝,无表皮剥落。 i)木装修工程表面光洁,线条顺直,对缝严密、牢固。 j)装饰面砖、地砖表面*整,无空鼓、裂缝、起泡和缺角,对缝*直。 k)油漆、刷浆色泽一致无脱皮、漏刷现象。 l)电器插座安装牢固,符合“左零右火”规定,电源已接通正常。 七、室内设施 a)有线电视已开通,收视良好。 b)开关安装牢固,开关灵活,接触良好。 c)灯具安装牢固,完好无损,反应灵敏,发光正常。 d)水表、电表、气表安装牢固,读数正常,无损伤。 e)卫生洁具安装牢固,配件齐全,无污渍和刮花,接口密实,无渗漏现象,无堵塞,排水通畅。 f)给水设施、地暖设施安装牢固,接口密实,无渗漏、锈迹、流水通畅,有足够压力。 g)地漏、排水管道安装牢固,配件齐全,接口密实,无渗漏现象,无都塞,排水通畅,完好无 损。 h)门铃、对讲电话安装牢固,操作灵活,效果良好。 i)其他配备设施要求齐全、完好,型号与设计相符,工作正常。 八、公共配套设施接管验收标准 a)天台:天沟、落水口畅通完好;隔热层、防水层完好。 b) 散水坡无下陷、断裂、与墙体分离,坡度适宜、*整。 c) 屋面避雷设施连接牢固。 d) 路灯、装饰灯安装牢固,完好无损工作正常灯柱安装牢固,油漆完好。 e) 绿化符合设计要求,不缺株少苗,无死株,无大面积杂草;绿化水管布局合理,阀门开关灵 活,安装稳固。
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f) 道路: ★路面*整,无水泥块,无起砂、断裂; ★路牙石砌筑整齐,灰缝饱满,无缺角损伤; ★块料面层拼砌整齐,*整牢固,无明显裂缝、缺棱掉角; ★交通标识线、路牌清楚完好。 g) 室外消防栓: ★消防箱标识清楚,玻璃完好; ★消防设施配件齐全 ★消防管安装牢固,标识明显,阀门完好,水压充足。 h) 楼宇门牌、楼栋号牌安装牢固,标识清楚。 i) 垃圾中转站密封完好,外表装饰完整,泥沙完好,使用方便。 j) 保安岗亭安装配件齐全,标识清晰,完好无损。 k) 保安道闸安装牢固,开启灵活,标识清楚,完好无损。 l) 停车场地面*整,照明充足,标识清楚,安全设施好,排水设施良好。 m) 单车、摩托车棚安装牢固,照明充足,标识清楚,安全防护和排水设施良好。 n) 明沟、暗沟排水畅通,不积水,无断裂,沟盖板安装牢固、*稳。 o) 沙井、检查井、化粪池排水畅通,池壁无裂缝,池内无杂物。 p) 护坡、挡土墙泄水畅通,砌筑牢固。 q) 台阶、踏步砌筑*实、牢固,无裂缝。 r) 水池、水箱卫生清洁,无渗漏。 s) 信报箱安装牢固,完好完损,标识楚,表面*整光洁。 九、机电设备的接管验收 a) 电梯设备型号、数量与*磺宓ハ喾诵*稳,安装符合规范;有电梯运行准运证;机房 设置合理,配件安全,标识清楚,表面光洁*整、明亮。 b) 变配电设备型号、数量与*磺宓ハ喾ぷ髯刺己茫踩阑ぷ爸闷肴晔肚宄⒒ 房配置齐全,通风、采光良好,设备表面油漆完好,无损伤。 c) 中央空调设备型号、数量与*磺宓ハ喾ぷ餍阅艽锏缴杓浦副辏渲闷肴晔肚宄 机房通风、采光,降温良好,设备表面油漆完好,无损伤。 d) 发电机型号与*磺宓ハ喾ぷ髯刺己茫浼肴璞副砻嬗推嵬旰梦匏鹕耍璞赴 装牢固,机房隔音,防护设置完好,通风,采光良好。
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e) 消防监控设备型号与*磺宓ハ喾ぷ餍阅芰己茫从γ艚荩晔肚宄砻嫱旰梦匏穑 设备安装牢固,机房干燥、通风、采光良好。 f) 给排水设备型号、 数量与*磺宓ハ喾 工作状态良好, 标识清楚, 设备表面油漆完好无损, 安装牢固,无渗漏现象,机房配置完整。 g) 保安监控设备:同消防监控设备。 十、 接管验收遗留问题的处理 a) 遗留问题的登记确认; ★对资料验收中发现的资料不全、不真实、不合格等问题,接管验收小组应当将问题逐项记录 在《接管验收资料遗留问题登记表》中并交房地产公司相关人员签字确认; ★对物业硬件设施接管验收中发现的不合格等问题,接管验收小级应当将问题逐项记录在《接 管验收设施设备问题登记表》中并请房地产公司相关人员签字确认。 b)对资料遗留的问题,接管验收小组应当积极同房地产公司联系补齐,必要时公司总经理应当 协助进行。 c)对物业硬件设施、设备遗留问题,一般问题按管验收小组应当要求房地产公司在两周内解决; 重大问题接管验收小组应当要求房地产公司在一个月内解决。必要时公司总经理应当协助进行。 d) 对于长期解决不了,势必会影响物业管理的问题,物业管理公司应当以备忘录的形式将问题 登记后交给房地产公司进行备录。 e)《接管验收资料遗留问题登记表》和备忘录交公司归档长期保存。

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